Medarbejderudgift

Expense720 introducerer en ny dokumenttype, "Medarbejderudgift", som muliggør effektiv håndtering af medarbejderindsendte udgifter. Denne funktion understøtter en simpel indsendelse, godkendelse og bogføring af medarbejderudgifter.

Funktioner

Dokumenttype: Medarbejderudgift

1. Valg i Expense
   • Den nye dokumenttype, "Medarbejderudgift", er tilgængelig for valg i Expense-posteringer.
2. Standardopsætning
   • I Expense Setup kan administratorer definere "Medarbejderudgift" som standard dokumenttype for relevante posteringer.
3. Forbedret Expense-tabel og kortside
   • Et nyt felt, Kontotype, er tilføjet for at understøtte "Generel journal"-udgiftstypen.

Integration med mobilapp

• Når kvitteringer uploades gennem Business Central mobilappen, indstiller systemet dokumenttypen til "Medarbejderudgift".
• Udgiftstype, kontotype og kontonummer-felterne udfyldes automatisk baseret på godkenderen, der er tilknyttet brugeren, der uploader dokumentet.

Godkenderindstillinger for Medarbejderudgift

1. Liste over udgiftsgodkendere
   • En ny faktaboks i Expense720-godkenderlisten muliggør konfiguration af indstillinger for Medarbejderudgift.
2. Fleksibel konfiguration
   • Godkendere kan definere flere konfigurationer for udgiftstype, kontotype og kontonummer, som gemmes i en dedikeret tabel.
3. Standardkonfiguration
   • En standardopsætning anvendes til upload af mobilapp, hvilket forenkler den indledende behandling.

E-mail integration

• Systemet kan begrænse håndtering af Medarbejderudgift til specifikke postkasser.
• Indsenderidentifikation sker baseret på afsenderens e-mail, hvilket sikrer korrekt behandling.
• Et nyt felt under Expense720-godkendere gør det muligt at angive afsenderens e-mail for bedre sporing.

Brug af arbejdsflow

1. Upload af kvittering
   • Via mobilappen: Medarbejdere kan uploade kvitteringer direkte via Business Central mobilappen. Da medarbejderen er logget ind på appen, ved systemet automatisk, hvem udgiften tilhører. Dokumenttypen sættes til "Medarbejderudgift", og den relevante konfiguration (udgiftstype, kontotype og kontonummer) anvendes baseret på den loggede medarbejders godkenderindstillinger.
   • Via e-mail: Alternativt kan medarbejdere indsende kvitteringer via e-mail til en konfigureret postkasse. Systemet identificerer afsenderen baseret på deres e-mailadresse og anvender den korrekte konfiguration, hvis den er defineret.
2. Anvendelse af konfiguration
   • Systemet anvender automatisk den konfigurerede udgiftstype, kontotype og kontonummer baseret på godkenderens opsætning eller standardopsætningen.
3. Behandling af udgifter
   • Medarbejderudgifter kan bogføres som:
     • Medarbejderposter gennem en finanskladde.
     • Leverandørposter gennem en købsfaktura.
4. Indsenderidentifikation
   • Når der uploades via appen, identificerer systemet medarbejderen baseret på deres login-oplysninger. Ved e-mailindsendelser bruges afsenderens e-mailadresse til at bestemme indsenderen og anvende den relevante konfiguration.