Expense opsætning
Applikationen leveres med en foruddefineret standardopsætning og en tilhørende mailbox, der er klar til at modtage bilag. Expense720 er klar til brug umiddelbart efter installation fra Microsoft AppSource.
Som udgangspunkt bogføres bilag som købsdokumenter og kræver ikke et godkendelsesworkflow. Hver opsætning får tildelt en mailbox, som anvendes til modtagelse af bilag. Opsætningen kan tilpasses individuelt, hvis der er behov for en anden arbejdsgang.
Generelt
Du kan bruge Expense720 på to forskellige måder til håndtering af indgående dokumenter. Hvis du ønsker at oprette indgående dokumenter som købsfakturaer, eller tilknytte dem til en købsordre, skal du vælge typen Køb.
Ønsker du i stedet at bogføre dokumenterne via finanskladde, skal du vælge Finanskladde. Bilagsstypen kan altid ændres direkte på Expensekortet.
Hvis du ikke ønsker, at opsætningssiden vises i Role Center, kan den skjules.
Godkendelsesworkflow
Hvis du bruger et simpelt godkendelsesworkflow med kun én godkender, er det muligt at opsætte en auto-godkender, og alle indkommende dokumenter vil blive oprettet med denne godkender som standard.
Det er muligt at kræve godkendelse af alle bilag, før de kan blive bogført.
Det er muligt at oprette flere opsætninger og konfigurere forskellige adfærdsmønstre for bilag baseret på opsætningen relateret til det indkommende bilag.
Expense720 understøtter godkendelsesworkflows, og du kan konfigurere individuelle workflow-scenarier for at understøtte dine processer. Hvis du har brug for at begrænse godkendelse med beløbsbegrænsninger, bør du oprette et workflow, hvor du definerer begrænsningerne og 2. godkenderhierarkiet.
Dataafløft
For at øge effektiviteten tilbyder Expense720 mulighed for dataafløftning. Når bilag modtages, kan du vælge automatisk at sende dem til dataafløftning for scanning.
Når dokumenterne er blevet behandlet, returneres de relevante data og udfyldes automatisk på bilagsposten.
Finanskladde
Som standard bogføres dine bilag gennem EXPENSE720 finanskladden, når finanskladde vælges som bilagstype på Expensekortet. Du kan oprette din egen finanskladde, hvis du ønsker det. Leverandørens navn vil blive tilføjet sidst i beskrivelsen på alle finanskladde-linjer ved at vælge funktionen Tilføj kreditornavn.
Det er muligt at kopiere Virksomheds- og Momsvirksomhedsbogføringsgruppe fra leverandøren på bilagsposten ved at aktivere funktionen Anvend kreditor bogføringsopsætning.
Kreditor bogføringsbeskrivelse
Når en bilagspost bogføres, dannes bogføringsbeskrivelsen ud fra bogføringsbeskrivelses felterne i den kreditorbogføringsbeskrivelse, som du konfigurerer i Expense720-opsætningen. Det er muligt at tilpasse denne funktion ved at vælge, hvilke felter der skal indgå, samt i hvilken rækkefølge de skal vises.